L’ÉTUDE D’UN FONDS DE PRÉVOYANCE

Marc Villaggi, ing.

5 %?

La cotisation au fonds de prévoyance se limite souvent à 5% des charges communes. Cette habitude vient du fait que l’article 1072 du code civil indique que «la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance est d’au moins 5% de leur contribution aux charges communes.»

Les copropriétaires oublient de noter que l’exigence de l’article 1072 est «d’au moins» et non «égale à» 5% et oublient également que l’article 1071 spécifie que «le syndicat constitue, en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes, un fonds de prévoyance.» La contribution doit donc être établie en fonction de la réalité et non à partir d’un pourcentage préétabli.

Des fonds insuffisants

Plusieurs copropriétaires habitant des copropriétés âgées de 15 à 20 ans doivent actuellement débourser des dizaines de milliers de dollars pour réparer leur immeuble car le fonds de prévoyance est insuffisant pour couvrir le coût de remplacement des composantes. Situation injuste et véritable cauchemar pour ceux-ci!
Ils doivent se résigner à payer ou à vendre à rabais car la loi les oblige à dénoncer ce fait aux futurs acheteurs.
Le syndicat a le devoir de s’assurer que le fonds est bien garni et que chaque copropriétaire contribue équitablement au fonds de prévoyance, et ce dès la mise en service de l’immeuble. Le taux de contribution ne peut toutefois pas être établi à l’avance car chaque bâtiment est différent: la qualité de construction varie, la qualité d’entretien varie et le nombre de composantes communes varie.

Un fonds et un carnet d’entretien informatisés: un outil de gestion

Le fonds de prévoyance usuel se résume trop souvent à une feuille comprenant un flux de trésorerie. Cette coutume ne permet pas de gérer sa copropriété avec clairvoyance.

Pour établir la contribution requise au fonds de prévoyance il n’y a qu’une façon:

• Établir l’historique de l’immeuble.

• Établir la liste des composantes de l’immeuble.

• Inspecter l’immeuble pour déterminer sa qualité de construction et la qualité de son entretien. Pour ensuite permettre de bien gérer, l’étude du fonds doit inclure une série de rapports d’analyse et un carnet d’entretien d’immeuble. L’informatique est alors d’une grande utilité. Elle permet de maintenir facilement le fonds et le carnet à jour et de générer, en tout temps, des rapports de contrôle à partir du carnet d’entretien.

Les rapports du fonds de prévoyance

Une étude complète du fonds devrait inclure les rapports suivants:

• Fiches d’inspection: Une fiche d’inspection résume la description et les observations relatives à chaque composante ainsi que les travaux majeurs projetés pour cette composante. Il y a donc autant de fiches d’inspection qu’il y a de composantes. Entre autres, lors de travaux de réparation ou de remplacement, la fiche sera utile pour identifier le fabricant de la composante et le numéro du modèle.

• Justification de la contribution annuelle de base: La justification de la contribution annuelle liste les contributions annuelles requises pour couvrir chacun des travaux majeurs prévus sur chaque composante. La somme de toutes ces contributions déterminent le montant annuel à contribuer au fonds de prévoyance.

• Liste des travaux annuels projetés: Cette liste regroupe par année les travaux majeurs à effectuer sur l’immeuble pour un horizon de 25 ans.

• Travaux prévus sur les composantes majeures de l’immeuble: Cette liste regroupe les travaux majeurs prévus par groupe et composante et indique la prochaine intervention prévue pour chaque composante.

• Liste des travaux non récurrents suggérés: L’inspection de l’immeuble révèle souvent des anomalies de construction qui, si elles sont corrigées, prolongeront la durée de vie de l’immeuble. Cette liste établit les travaux qu’il serait souhaitable d’effectuer pour prolonger la durée de vie des composantes et pour que l’échéance prévue pour le remplacement des composantes soit réaliste.

• Flux de trésorerie du fonds de prévoyance: Le flux résume toute l’étude et présente les prévisions de dépenses et les cotisations requises pour couvrir ces dépenses pour les vingt-cinq prochaines années.

Le carnet d’entretien

Le carnet est un registre dans lequel sont conservées toutes les informations pertinentes à l’immeuble afin d’en retracer facilement l’historique d’entretien, les contrats de services et les données de base sur l’immeuble lui-même. Un carnet devrait comprendre au moins quatre (4) sections:

• Les renseignements sur la copropriété (administrateurs, gestionnaire, année de mise en service, valeur de l’immeuble, plans, devis et manuels d’instruction disponibles, etc.)

• Les données sur les contrats de services (assurances, entretien mécanique, entretien paysager, etc.)

• Les données sur les fournisseurs de services.

• Les données sur les interventions faites sur l’immeuble.

En utilisant une base de données informatisée pour enregistrer ces informations, les administrateurs pourront alors générer, sur demande, une série de rapports de contrôle tels que:

• La liste des contrats en cours.

• La liste des contrats à renouveler.

• La liste de toutes les interventions sur l’immeuble, triées par dates et par composante.

• La liste des interventions provenant du fonds de prévoyance.

• La liste des interventions provenant du fonds d’opération.

• La liste des interventions couvertes par un plan d’entretien.

• Les renseignements sur la copropriété.

Conclusion

Avec une étude de fonds de prévoyance et un carnet d’entretien informatisés, plus de devinettes. Les copropriétaires connaissent la liste de toutes les composantes de l’immeuble, leurs états actuels, leurs coûts de remplacement, leurs dates probables de remplacement, quelle est la contribution annuelle requise pour couvrir le remplacement de chaque composante et la contribution annuelle requise pour le remplacement de l’ensemble des composantes.

Pour leur part, les administrateurs peuvent suivre facilement l’historique des dépenses et des coûts d’entretien et comparer ceux-ci aux prévisions du fonds de prévoyance et du fonds d’opération.

Les lecteurs peuvent communiquer avec l’auteur pour en connaître plus sur l’étude d’un fonds de prévoyance et le carnet d’entretien d’immeuble.

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CondoLiaison, volume 5, numéro 1